Gestão de Não Conformidades na Saúde
- Carlos Wallace
- 24 de nov. de 2024
- 4 min de leitura
A gestão de não conformidades é uma prática indispensável para garantir a excelência em serviços de saúde. Ela não apenas identifica falhas nos processos, mas também promove soluções efetivas, prevenindo a recorrência de problemas e assegurando a satisfação de pacientes e profissionais. Em um setor tão delicado, onde vidas estão em jogo, a atenção às não conformidades é uma prioridade estratégica.
O que é uma Não Conformidade na Saúde?
Uma não conformidade ocorre quando há um desvio em relação a um padrão, norma ou protocolo previamente estabelecido. No setor de saúde, esses padrões podem ser regulamentações nacionais e internacionais (como RDCs da Anvisa ou ISO 9001), protocolos internos da organização ou critérios clínicos baseados em evidências.
Alguns exemplos práticos de não conformidades no ambiente da saúde podem ser categorizados conforme os seguintes critérios, segundo a NBR ISO 9001:
Causa Externa ou Interna: não conformidades originadas na organização, como falhas no controle de qualidade, ou externas, como atrasos de fornecedores no envio de insumos laboratoriais.
Identificação Externa ou Interna: não conformidades detectadas internamente, como auditorias internas que identificam falhas, ou externamente, por meio de reclamações de pacientes ou órgãos reguladores.
Maior ou Menor (Intensidade): não conformidades classificadas pela gravidade do impacto, como falhas críticas na esterilização de materiais (maior) ou atrasos leves na entrega de resultados (menor).
Real e Potencial: não conformidades já ocorridas, como administração incorreta de medicamentos (real), ou situações de risco que ainda não se concretizaram, mas apresentam potencial de impacto (potencial).
Requisito: não conformidades relacionadas a descumprimento de normas e padrões, como a falta de documentação de procedimentos conforme requisitos regulamentares ou organizacionais.
Esses incidentes podem impactar diretamente a segurança do paciente, o desempenho organizacional e a conformidade com auditorias externas. Os critérios devem ser adaptados conforme a necessidade e o perfil de processos de cada organização.
Por que Gerir Não Conformidades?
Além de corrigir falhas, a gestão de não conformidades é um motor para a melhoria contínua e oferece inúmeros benefícios:
Segurança do Paciente: reduz riscos associados a falhas assistenciais e operacionais.
Eficiência Organizacional: identifica gargalos e promove processos mais ágeis e eficazes.
Reputação e Confiança: demonstra comprometimento com padrões elevados de qualidade e segurança.
Conformidade Legal e Regulatória: evita sanções e garante alinhamento com legislações e certificações.
Cultura de Aprendizado: estimula um ambiente de melhoria contínua e inovação.
No contexto da saúde, a ausência de uma gestão adequada pode gerar desfechos críticos, como aumento de eventos adversos, desperdício de recursos e insatisfação dos usuários.
Passos Essenciais na Gestão de Não Conformidades
Identificação e Registro
A identificação rápida e precisa é a base da gestão de não conformidades. Toda falha deve ser registrada em detalhes, incluindo no mínimo:
Fato;
Evidência objetiva;
Requisito não atendido;
Responsável;
Setor;
Datas e prazos;
Reincidência, etc.;
Utilizar sistemas informatizados, como softwares de gestão da qualidade, pode agilizar esse processo e facilitar o monitoramento.
Análise e Classificação
Nem todas as não conformidades possuem o mesmo impacto. Elas podem ser classificadas em:
Críticas: que afetam diretamente a segurança do paciente ou o cumprimento de normas regulatórias.
Moderadas: que interferem na eficiência do processo sem causar danos diretos.
Leves: pequenas falhas que podem ser corrigidas rapidamente.
Mais uma vez, essa classificação varia conforme o SGQ da organização e como conduzem suas tratativas de não conformidades.
A análise da causa raiz é essencial para identificar a origem do problema. Ferramentas como:
Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe): ideal para mapear causas organizacionais, humanas, técnicas, etc.
5 Porquês: uma abordagem direta para explorar a origem de falhas.
Plano de ação
Ações corretivas eliminam as causas de não conformidades, enquanto as preventivas visam evitar sua repetição. Exemplos incluem:
5W2H;
Brainstoming;
PDCA;
Scrum, etc.
Monitoramento e Avaliação da Eficácia
A fim de verificar a eficácia das ações planejadas e sua implementação, eliminar a possibilidade de equívoco da causa raiz encontrada e da reincidência de não-conformidades, é feito a análise de eficácia. Porém, devemos deixar o processo ocorrer algumas vezes antes de fazer essa análise.
Após a implementação, é necessário avaliar a eficácia das ações por meio de indicadores. Esses indicadores podem ser os já atrelados ao processo no qual houve a não conformidade, como um KPI (Key Performance Indicator), podendo auxiliar na avaliação das ações implementadas criticamente.
Houve melhora?
Houve reincidência da NC?
Houve piora no desempenho do processo?
Auditorias periódicas internas ajudam a identificar falhas residuais, amadurecer a equipe quanto as NCs e promover ajustes.
Comunicação e Cultura de Qualidade
Estabelecer uma cultura de qualidade sólida no ambiente da saúde exige criar um espaço onde a equipe se sinta segura e encorajada a reportar falhas sem receio de punições ou julgamentos. Isso demanda um compromisso com a transparência, promovendo diálogos abertos sobre os problemas enfrentados e as lições aprendidas.
Em vez de responsabilizar indivíduos, é fundamental direcionar a análise para os processos, identificando e corrigindo as falhas sistêmicas que levaram a não conformidade. Além disso, reconhecer e celebrar boas práticas e melhorias alcançadas reforça a motivação da equipe, incentivando a adesão contínua aos padrões de qualidade e segurança no ambiente de trabalho.
Boas Práticas na Gestão de Não Conformidades
Investir em Educação Continuada: capacitar as equipes periodicamente, atualizando-as com boas práticas.
Automatizar Processos: sistemas de gestão reduzem a dependência de registros manuais e aumentam a eficiência.
Mapear Processos Críticos: por exemplo, aqueles que irão impactar significativamente no cuidado ao paciente.
Mensurar Resultados: acompanhar indicadores-chave e divulgar os avanços para engajar a equipe.
Tendências e Inovações na Área
Com os avanços tecnológicos, a gestão de não conformidades está evoluindo. Algumas tendências incluem:
Inteligência Artificial (IA): utilização de algoritmos para prever falhas antes que elas ocorram.
Big Data: análise de grandes volumes de dados para identificar padrões.
Softwares Integrados: sistemas que combinam gestão de não conformidades com controle de documentos, auditorias e indicadores de desempenho.
Essas ferramentas permitem uma abordagem mais proativa, diminuindo o impacto de falhas e otimizando recursos.
A gestão de não conformidades é um alicerce para a excelência no setor da saúde. Ela vai além de corrigir falhas, sendo uma ferramenta estratégica para alcançar melhores resultados clínicos, organizacionais e de satisfação do paciente.
Investir em uma gestão eficaz significa apostar na melhoria contínua, criando um ambiente de aprendizado, inovação e confiança. Afinal, na saúde, qualidade não é apenas um objetivo — é uma responsabilidade.
Se você tem em vista implementar ou aprimorar a gestão de não conformidades no seu setor, fique atento às dicas e conteúdos do nosso site. A saúde de qualidade começa com processos bem-estruturados!
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